E-mail is inmiddels belangrijker geworden dan telefoon. Van het maken van afspraken en het doorspreken van ideeën tot het stellen van vragen en feedback geven, tegenwoordig doen we het bijna allemaal via e-mail. Want zeg nu zelf, het is toch fijner als je even kunt nadenken over je antwoord en rustig je agenda kunt bekijken. Over de telefoon moet je altijd direct een pasklaar antwoord geven. Toch kan het managen van je e-mailbox onnodig veel tijd kosten.

Toen ik mijn bedrijf startte ging ik om met mijn zakelijke e-mail zoals ik van mijn persoonlijke e-mail gewend was. Al snel ging e-mail heel veel tijd kosten, raakte ik belangrijke e-mails en documenten kwijt en zag ik dingen over het hoofd. Dit is voor jou waarschijnlijk herkenbaar.

De juiste inrichting

Ik ging op zoek naar manieren om minder tijd aan mijn e-mail te besteden, zodat ik meer tijd over had voor het echte werk. Na het volgen van verschillende workshops, webinars en natuurlijk veel zelf experimenteren heb ik mijn e-mailmanagement helemaal op orde. Ik ga sindsdien een stuk gelukkiger naar mijn werk. E-mail is tijdrovend, daarom is het belangrijk om te werken met een goed systeem.

De juiste inrichting van je e-mailbox maakt het grootste verschil. Met de juiste mappen zorg je ervoor dat je alles op tijd doet en het overzicht bewaart. De volgende stappen helpen je op weg naar goed e-mailmanagement:

#tip 1 Inrichting. Maak drie of vier postbussen: archief, go-do-this-week, waiting-for-others en holding-for-later.

#tip 2 Stel een dagelijkse e-mailcheck in, slechts één keer per dag! E-mails die minder dan twee minuten tijd kosten, moet je direct behandelen en daarna archiveren (of naar waiting-for-others slepen indien je nog een antwoord of verdere informatie verwacht). E-mails die langer dan twee minuten duren naar go-do-this-week slepen en inplannen in de agenda. Reclame direct weggooien of archiveren. Wachtwoorden en inlogcodes direct naar holding-for-later slepen.

#tip 3 Wekelijkse e-mailcheck. E-mails die langer de tijd nodig hebben behandel of agendeer je nu. Houd wel de tegenpartij op de hoogte dat je langer de tijd nodig hebt om de e-mail te behandelen. Zorg dat je de go-do-this-week postbus leegt. Stuur een reminder naar de e-mails die in waiting-for-others staan of schoon deze postbus op omdat je al een antwoord hebt gekregen.

#tip 4 Zorg dat je inbox altijd leeg is. Een lege inbox zorgt voor een leeg hoofd!

#tip 5 Zorg voor een duidelijke onderwerpregel zodat je altijd je e-mail op een makkelijke manier terugvindt: Op naam cliënt of op onderwerp vind je de e-mails gemakkelijk terug.

#tip 6 Maak geen cliëntmappenstructuur in je mail. Dit is verwarrend en overbodig.

#tip 7 Als je een idee hebt, e-mail het naar jezelf, op die manier kom je het weer tegen tijdens je dagelijkse mailcheck.

#tip 8 Zet ‘nieuwe e-mailmeldingen’ uit.

#tip 9 En tot slot: verwijder de e-mailapp van je telefoon. Je hebt er helemaal niets aan, en het zorgt alleen maar voor onrust.

Hoe ga jij om met je e-mail? Waar loop je tegen aan, heb je iets aan mijn tips en heb je zelf nog goede tips? Ik hoor het graag in een reactie hieronder. Als je een reactie plaatst, krijg je als beloning een cadeau van me, namelijk mijn e-book getiteld DE AMBITIE CODE. Dit e-book is een samenvatting van de twaalf stappen van DE AMBITIE CODE en bevat allerlei nuttige tips voor ondernemende bewindvoerders.

Ik zou je graag nog meer tips willen geven voor je dagelijkse werkzaamheden. Daarom nodig ik je graag uit voor mijn GRATIS seminar: DE AMBITIE CODE. Leer mij kennen en tegelijkertijd geef ik je tips om efficiënt te werken. Ook ontmoet je andere bewindvoerders. Zo simpel is het om te netwerken.

Geef je vandaag nog op door je hier aan te melden.>>

Ik kijk uit naar je reactie en je deelname aan het seminar!

Op jouw groei!
Erika Morren