Elke bewindvoerder is verplicht vervanging te regelen. Mijn ervaring is dat veel bewindvoerders hier te makkelijk mee om gaan. Je bent enthousiast en wilt aan de slag, dus de eerste de beste die bereid is om met jouw een vervangingsovereenkomst aan te gaan neem je met beide handen aan. Dat begrijp ik volkomen. Bovendien zal het in de eerste jaren nog geen problemen opleveren. Ook voor opvang gedurende je vakanties gaat alles prima. Maar wat als er plotseling van jou wordt verwacht dat je klaar staat als vervanging bij onverwachtse gebeurtenissen zoals ziekte, of misschien nog erger, overlijden? Hoe pak je het dan aan? Heb je überhaupt een plan van aanpak?

Heb je wel over de juiste punten nagedacht als het om de toekomst gaat? In dit blog leg ik uit waar je het beste op kunt letten.

Let op deze 3 checks:

Check #1: Dezelfde doelen

Wanneer je kijkt naar de toekomst, wil je weten waar je bedrijf staat over één, drie of vijf jaar. Het aantal cliënten wat je elk jaar toegevoegd wilt zien bepaalt waar je naartoe gaat als ondernemer. Wanneer jouw doelstellingen anders zijn dan de doelstellingen van je potentiele vervangende bewindvoerder kan dat voor onverwachte verrassingen zorgen. Naast je visie zijn doelstellingen dus ook een belangrijk aandachtspunt die je af dient te stemmen met je potentieel vervangende bewindvoerder.

Bij de start van je bedrijf kan het soms lastig zijn om te bepalen wat je verwachting is qua aantal cliënten.  Na je eerste jaar als bewindvoerder kun je veel beter de richting die je in het eerste jaar hebt uitgezet doorberekenen. Toch dien je je vervanging al bij de start geregeld te hebben. Het is daarom van belang dat de ander dezelfde doelstellingen heeft staan in zijn of haar ondernemingsplan zodat jullie in ieder geval dezelfde intenties nastreven. Je moet je eens voorstellen wat er gebeurt als jij 50 cliënten hebt als streefdoel en je potentiele vervanger 100. Stel er gebeurt wat met je potentiele vervanger, dan krijg jij er dus ineens 100 bij terwijl jouw bedrijf daar helemaal niet op is ingericht. Dat zou betekenen dat je er ook ineens personeel bij aan moet gaan nemen en wil je dat wel? Toch best een belangrijk aandachtspunt dus, dezelfde doelen.

Voordat je de samenwerking aangaat met een vervanger lijkt het mij daarom verstandig om dit punt te bespreken. Zo komen jullie erachter of jullie op één lijn zitten met elkaar. Probeer dan vooral niet alleen te kijken naar het eerste jaar, maar juist naar het tweede, derde en misschien zelfs het vijfde jaar. Begin aan een vervangingsovereenkomst met het einde voor ogen. Een bijkomend voordeel van het bespreken van elkaars doelstellingen kan zijn dat je de samenwerking zou kunnen aanvullen of versterken door elkaar te stimuleren en motiveren om de doelstellingen daadwerkelijk te behalen.

Check #2: Werken met hetzelfde systeem

Het systeem waarmee je werkt is essentieel voor de dagelijkse uitvoering van je taken als bewindvoerder. Je gebruikt het elke dag en je kent het waarschijnlijk door en door. Alle gegevens van je cliënten zijn erin opgeslagen. Daarom is het ook een belangrijk aandachtspunt bij de keuze van je vervangende bewindvoerder. Het is belangrijk dat je beide met hetzelfde systeem werkt.

Indien dit niet het geval is en je potentiële vervangende bewindvoerder werkt met een totaal ander systeem, dan vraag je om problemen. Je moet een compleet nieuw systeem leren kennen, de werkwijze en processen zijn daardoor anders en je moet bovendien van de een op andere dag met twee systemen aan de gang. Op het moment dat je tijdelijk iemand moet vervangen ga je natuurlijk niet alle dossiers over zetten dus zit er niets anders op dan met twee systemen werken. Dat betekent dan ook dat je dat systeem natuurlijk wel moet kennen (of moet leren kennen). Moet je iemand langdurig (of voorgoed) vervangen dan kan het overzetten een kostbare en tijdrovende zaak zijn. Zoals ik al zei, het is iets waarmee je dagelijks werkt en waarmee je zelfs de betalingen doet voor een cliënt. Een essentieel onderdeel van je taak als bewindvoerder. Daarom het enige juiste advies bij vervanging: zorg dat je allebei met hetzelfde systeem werkt.

Leveranciers van systemen die zich specifiek richten op bewindvoering hebben vaak een groot klantenbestand. Je zou natuurlijk in je zoektocht naar de juiste vervanger bij je leverancier kunnen vragen of zij iemand kennen waarmee je de vervanging kunt regelen.

Check #3 Maak samen een plan van aanpak

Nu jullie bovenstaande checkpunten hebben afgestemd en besproken hebben kunnen jullie deze afspraken samen gaan vastleggen. Hierbij gaat het om hoe je in de praktijk invulling geeft aan de vervanging. Hierbij dien je onderscheid te maken tussen tijdelijke en langdurige vervanging. Hier moet je ook niet te makkelijk over denken. Het is belangrijk om hierover vooraf duidelijkheid te hebben. Het is namelijk niet alleen maar een kwaliteitseis, maar je gaat ook bepaalde verplichtingen aan die gericht zijn op de toekomst. Vervanging kan van de een op de andere dag namelijk heel plotseling noodzakelijk zijn. En dan heb je ineens een heel grote verantwoordelijkheid!

Samen met je vervangingspartner is het belangrijk om kort en krachtig een plan van aanpak op te stellen voor diverse situaties:

• Vakantie waarneming
• Ziekte waarneming
• Langdurige ziekte waarneming
• Overlijden
• Ontslag door schuld

Beschrijf in het plan van aanpak hoe je proces dient te verlopen. Welke zaken regel je? Welke afspraken maak je met elkaar? Hoe regel je samen de beloning?

Ook belangrijk, evalueer –het liefst jaarlijks – dit plan van aanpak met je vervangingspartner. Zorg ervoor dat je niet voor verrassingen komt te staan!

Uiteraard ben ik zeer benieuwd hoe jij hier tegen aankijkt. Heb je het goed geregeld of moet je aan de slag?  Of – nog erger –  moet je op zoek naar een (betere) vervangingspartner?

Wat vind jij belangrijk als het gaat om de keuze voor een vervangingspartner? Heb je nog tips voor startende bewindvoerders? Kun jij aangeven hoe je je vervangingspartner hebt gevonden? Deel jouw waardevolle reactie hieronder in het reactieveld. Dank je wel voor je bijdrage!

Ik zou je graag willen helpen bij het maken van de juiste keuzes als het gaat om vervanging. Ook voor een succesvolle groei van jouw bewindvoerderskantoor is dit een belangrijk onderdeel. Daarom nodig ik je graag uit voor mijn GRATIS seminar DE AMBITIE CODE. Ik leer je tijdens dit seminar hoe je succesvol onderneemt als bewindvoerder!

Klik hier om je aan te melden.

Ken jij misschien nog andere bewindvoerders die het leuk vinden om efficiënter te werken? Gun je ze ook dit seminar? Deel dan dit blog met jouw netwerk. Dank je wel!

Op jouw groei,
Erika