Heb je het gevoel dat je niet meer efficiënt bent op het werk? Blijf je achter de feiten aanlopen? Of heb je regelmatig geen voldaan gevoel, omdat je to-do lijst maar groter en groter lijkt te worden en nooit voltooid lijkt te zijn? De juiste oplossing voor dit probleem is plannen!
Een betere planning zorgt ervoor dat je minder gaat uitstellen. Er zal een betere balans ontstaan tussen de leuke werkzaamheden en de minder leuke. Dit kan ervoor zorgen dat je jezelf, na het voltooien van een vervelende taak, kunt belonen met een interessante en leuke taak. Op deze manier worden je werkzaamheden interessanter en effectiever!
In dit blog deel ik graag 5 tips voor efficiënt plannen en laat ik je weten waarom plannen zo belangrijk is. Lees gauw verder!
Efficiëntie
TIP 1: Start je dag met een planning
Wanneer je met zaken te maken hebt die dagelijks moeten gebeuren, is het verstandig om van te voren er even bij stil te staan. Ik noem dat eerst denken en dan doen. Een goede planning geeft je namelijk al een voorsprong. Daarom vragen ze tegenwoordig in vacatures steeds vaker naar de competentie plannen en organiseren.
Denk na over je werkzaamheden aan het begin van je werkdag. Schrijf ze op een actielijst en maak werkelijke tijdschattingen. Begin met het belangrijkste doel dat je die dag wilt bereiken. Stel jezelf bijvoorbeeld de vraag wat de drie belangrijkste dingen zijn die dagelijks moeten gebeuren. Ook moet je jezelf afvragen voor welke werkzaamheden je zou moeten overwerken als deze aan het einde van de dag nog niet voltooid zijn.
TIP 2: Verminder ad hoc taken
Je loopt achter de feiten aan en je to-do lijst wordt alleen maar langer en langer. Daardoor kijk je niet meer vooruit en zie je dat taken niet goed verlopen. Dit zorgt ervoor dat je veel ad hoc taken voorrang geeft en dit gaat ten koste van andere taken.
Door een planning te maken voor een langere periode kun je sneller taken signaleren. Door hier tijdig op in te spelen, worden ad hoc taken uiteindelijk verminderd, omdat je er al op voorbereid bent.
TIP 3: Stel prioriteiten
Dat er belangrijke verzoeken op je afkomen van collega’s of derde partijen is onvermijdelijk. Natuurlijk wil je je collega’s helpen. Maar vergeet niet je eigen belangrijke zaken. Kan jouw collega inschatten of zijn verzoek belangrijker is dan jouw taak waar je mee bezig bent?
TIP 4: Voer de juiste dingen uit
Wanneer je een nieuwe baan hebt, dan ervaar je onduidelijkheid over je rol en verantwoordelijkheden. Een regelmatige evaluatie met je leidinggevende is dan een goede methode om helderheid hierin te krijgen. Doe dit ruim voor je functioneringsgesprek.
Waar je nu dagelijks mee bezig bent, bevat waarschijnlijk andere rollen en verantwoordelijkheden dan bij de functieomschrijving bij de start van je baan. Hebben jij en jouw leidinggevende dezelfde verwachtingen? Een goed gesprek geeft helderheid.
TIP 5: Houd ruimte in je planning
Plan niet alles helemaal vol in je planning, maar laat een paar uur vrij voor onverwachte zaken. Je weet niet wat er komt, maar wel dat het komt. Als je dus geen ruimte vrij hebt in je planning ga je hierdoor alsnog achter de feiten aanlopen en dat is zonde!
Ik hoop dat je iets hebt aan de tips die ik hierboven heb benoemd. We willen namelijk allemaal efficiënt te werk gaan, toch? Heb je zelf nog toevoegingen? Laat het weten in een reactie hieronder. Ik ben erg benieuwd!
Wil jij zelfstandig ondernemen als bewindvoerder of mentor? Bekijk dan nu onze Praktijkopleiding Bewindvoering en Praktijkopleiding Mentorschap voor meer informatie.
Op jouw groei,
Erika Morren
Recente reacties