Het is maandagochtend en het telefonisch spreekuur is zojuist aangebroken. Je e-mailbox zit vol en de post heb je zojuist opgehaald. De eerste telefoontjes met allerlei vragen, mededelingen en noodgevallen passeren de revue. Tussendoor beantwoord je hier en daar wat e-mailtjes en maak je vluchtig de post open om deze vervolgens te verwerken in je systeem. De ochtend vliegt voorbij, na het telefonisch spreekuur valt in ieder geval deze stoorzender weg en kun je je rustig focussen op het behandelen van de post. Het is algauw 3 uur in de middag als je dit hebt weggewerkt en alle ‘brandjes’ van de ochtend hebt geblust. Nog snel even wat betalingen verwerken en dan zit de werkdag er alweer bijna op.
Herkenbaar? Lees dan gauw verder…
Ik kom bij veel bewindvoerderskantoren in Nederland en wat mij altijd opvalt is de angst voor het telefonische spreekuur. Zodra de tijd was aangebroken en de eerste rinkels te horen waren voelde je de onrust om je heen. Het was duidelijk dat het spreekuur leuker of efficiënter gemaakt diende te worden. Tijdens het spreekuur werden er ook niet veel andere zaken gedaan omdat iedereen bezig was met de telefoontjes die binnen kwamen. Toch werden de brandjes helaas niet meteen geblust, maar pas na het spreekuur waardoor sommige zaken werden vergeten. Het gevolg hiervan was dat de volgende dag de telefoon wederom veelvuldig rinkelde en iedereen vastgeklampt zat aan de telefoon.
Heb je soms ook het gevoel dat je alleen maar brandjes aan het blussen bent en maar niet toe komt aan het echte werk? Blijven er taken liggen omdat je al snel achter allerlei feiten aanloopt? Heb je stiekem een hekel aan de telefoon?
Voor veel bewindvoerders is dit fenomeen herkenbaar, maar wat doe je er aan? Hoe zorg je ervoor dat je je tijd effectiever benut?
3 tips om effectief met het telefonisch spreekuur om te gaan
#tip 1: Handel elk telefoontje direct af voordat je het volgende telefoontje oppakt. Het is beter om mensen even te laten wachten, dan dat je al je gedane beloftes niet kunt waarmaken.
#tip 2: Registreer in je CRM systeem het telefoontje zodat je collega’s (of vervangingspartner) op de hoogte zijn van wat je hebt gedaan n.a.v. dat betreffende telefoontje.
#tip 3: Wees transparant. Door cliënten meer inzicht te geven in hun eigen administratie worden veel vragen voorkomen. Die onzekerheid zorgt er namelijk voor dat cliënten bellen. Bekijk het maar vanuit jezelf. Als jij niet weet wat je saldo is, of als je niet weet wat de mogelijkheden zijn de komende weken, zou je er dan ook niet achteraan gaan en dit willen weten? Dat bedoel ik dus. Door inzicht te geven en heel transparant te zijn kunnen veel vragen en dus telefoontjes voorkomen worden.
Nu ben ik zeer benieuwd. Hoe ervaar jij het telefonisch contact met jouw cliënten? Zie je er tegenop, ervaar je obstakels? Deel jouw obstakels in het reactieveld hieronder. Misschien heb je er juist veel plezier in? Hoe doe je dat? Je zou anderen enorm helpen met je tips. Jouw reactie is zeer welkom!
Vind je het ook belangrijk om het goed te doen voor je cliënten? Wil je plezier ervaren in je dagelijkse werkzaamheden? Dan wil ik jou graag helpen. Ik nodig je uit om deel te nemen aan mijn GRATIS seminar “DE AMBITIE CODE 2”. Ik leer je tijdens dit seminar hoe je plezier krijgt in je werk door efficiency toe te passen.
Klik hier om je aan te melden.
Op jouw groei!
Erika Morren
Recente reacties