Efficiënt werken staat bovenaan het wensenlijstje van veel organisaties, maar dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Om op de juiste plek en op de juiste manier te investeren om echte bedrijfswaarde te creëren, is een methodische planning, veel inspanning en creatief denken nodig.
Tuurlijk wil je efficiënt werken. Maar waar begin je? Met kennis. Door te weten wat je doet. Heeft je organisatie (of jij) wel in kaart wie wat doet, waarom, hoe en wanneer? Pas als je dit weet, kun je aan de knoppen gaan draaien om het proces verder te optimaliseren en verspilling te verminderen.
Graag geef ik jou vijf stappen naar een efficiënt kantoor om onze branche te versterken. Dat is toch iets wat we allemaal willen als ondernemer? Lees snel verder voor een efficiënt kantoor!
Efficiënt werken
STAP 1: Stel meetbare doelen, houd de voortgang bij en stuur actief bij
Het verbeteren van de efficiëntie in jouw organisatie is een breed begrip en er zijn kansen in alle aspecten van het proces. Om een begrijpelijke strategie te ontwikkelen, moet je doelen vastleggen met meetbare criteria en op basis hiervan jouw voortgang meten. Als jouw organisatie duidelijke benchmarks heeft, is het gemakkelijk om te herkennen als er iets mis is.
Je weet wat je wilt, met een plan kun je uitvoeren en je kunt de voortgang meten. Je basis staat! En nu? Stel jezelf elke periode (week, maand of kwartaal) drie vragen:
- Welke vooruitgang hebben mijn medewerkers (of cliënten) geboekt in hun belangrijkste werkzaamheden?
- Wanneer er geen vooruitgang is geboekt, wat waren de grootste/belangrijkste belemmeringen?
- Wat kan ik doen om vooruitgang verder te bevorderen? (Wat goed gaat perfectioneren, wat niet goed gaat verhelpen).
STAP 2: Verbeter je bedrijfsprocessen
Of je nu aan het roer staat van een bescheiden familiebedrijf of een internationaal bedrijf. Binnen elk type organisatie hebben mensen de aangeboren neiging om hun eigen gewoontes te ontwikkelen. “Maar zo hebben we het altijd gedaan”, hoor je vaak wanneer je bestaande werkwijzen en procedures wilt aanpassen. Helaas is stilstand vaak achteruitgang. Veel organisaties investeren veel geld in nieuwe middelen, maar houden tegelijkertijd vast aan verouderde bedrijfsprocessen.
Besteed daarom tijd en energie om de bestaande bedrijfsprocessen kritisch onder de loep te nemen. Wees niet bang om de status quo te doorbreken en het proces aan te passen aan moderne behoeften. Continue verandering is namelijk de enige constante in het digitale tijdperk.
STAP 3: Besteed bepaalde zaken uit
Als bewindvoerder of mentor lijkt het logisch om je eigen administratie te doen als ondernemer. De praktijk leert echter dat het wellicht handiger is om het uit te besteden aan een administratiekantoor of een accountant. Zij hebben vaak expertise in hoe je zou kunnen profiteren van de voordelen als ondernemer. Het zou zonde zijn als je de voordelen laat liggen, omdat je zo nodig alles zelf wilt doen.
STAP 4: Houd je werkproces up-to-date
Als je van plan bent een kantoor op te zetten, is je werkproces essentieel. Door een werkproces te volgen kan je je werk goed doen, omdat je dan minder snel iets vergeet. Je hebt hem al nodig bij je eerste cliënt, waarna je hem daarna pas echt gaat finetunen. Het is je vertrekpunt naar een kwalitatief goed kantoor. Denk er vooral ook aan om dit werkproces jaarlijks te updaten. Het vak van bewindvoering en mentorschap is constant in ontwikkeling, dus daar hoort ook een update van je werkproces bij.
STAP 5: Verbeter je trainingstrajecten
Medewerkers zijn meestal het product van je bedrijfscultuur die binnen een bepaalde organisatie heerst. Zijn ze niet efficiënt genoeg? Dat kan zijn omdat ze het verkeerde voorbeeld krijgen. Gelukkig is dit probleem eenvoudig op te lossen door medewerkers de juiste trainingsprogramma’s aan te bieden. Benadruk de standaardprocedures van je werkwijzen en zorg voor toegankelijke leermaterialen en trajecten. Denk aan hoogwaardige softwaretools en instructievideo’s. Zorg er ook voor dat de kennis van de medewerkers up-to-date blijft en mee evolueert met veranderende eisen en behoeften vanuit de organisatie en de markt.
Wil jij zelfstandig ondernemen als bewindvoerder of mentor? Bekijk dan nu onze Praktijkopleiding Bewindvoering en Praktijkopleiding Mentorschap voor meer informatie.
Op jouw groei,
Erika Morren
Recente reacties